Второй этап жизни проекта – согласование. По книге Ричарда Ньютона «Управление …

Второй этап жизни проекта – согласование.

По книге Ричарда Ньютона «Управление проектами от А до Я».

Вторым этапом в жизни каждого проекта является согласование его с заказчиком.

Ранее мы уже писали, что центральными вопросами проекта являются «зачем?» и «что?». От соотнесения и понимая ответов на эти два вопроса часто зависит и дальнейшая судьба проекта. Чтобы грамотно двигаться дальше, составьте описание проекта.

❄️ Что должно быть в описании проекта?

• Название / номер проекта
• Зачем нужен этот проект?
• Что вы получите в результате проекта?
• Нужно ли получить ещё какие-то результаты?
• Какие задачи специально вынесены за рамки проекта?
• Есть ли в проекте какие-то упущения, не совпадает ли он в чем-то с другими проектами, возможен ли пересмотр рамок проекта?
• Из каких предположений (если они есть) вы исходите?
• Возможно ли появление серьезных проблем?
• Существуют ли какие-то особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельствами?

❄️ Разобравшись с этим, убедитесь, что всё написанное не поддается двойной трактовке и вы точно оговорили рамки своей ответственности. За что вы отвечаете – за достижение цели или за выполнение объема работ?

❄️ Согласуйте описание с заказчиком. Буквально – попросите подписаться под этим документом. При отсутствии четкого описания проекта небольшие ошибки вначале могут превратиться в серьезные промахи к моменту окончания работ.

? Взгляните на проект глазами заказчика.

Как менеджер проекта, вы работаете на заказчика. Ваша задача — начать проект и делать то, что вы считаете нужным, чтобы поскорее завершить его. Тем не менее важно все время задаваться вопросом — насколько принимаемые вами решения и ваши действия оптимальны с точки зрения заказчика. Если вы не уверены, спросите его!

К сожалению, заказчики часто меняют свои решения и пожелания уже в ходе проекта. требования, поставленные изначально. Застраховаться от этого можно, заранее согласовав с заказчиком описание проекта. Кстати, подпись под описанием заставит его более серьезно относиться к своим решениям.

❄️ Если у вас несколько заказчиков, согласование описания может стать непростой задачей. Менеджерам проектов нередко приходится принимать участие в выработке соглашений. Лучший способ добиться согласия — устроить встречу с участием всех заказчиков. Постарайтесь рассмотреть все пункты этого документа, обсудите их, добейтесь согласия всех сторон — и попросите всех подписать проект. Возможно, процедура согласования потребует много времени, но, поверьте, оно будет потрачено не зря.

? Главное, что нужно запомнить:

?️ Правильная последовательность действий такова: сначала разберитесь, зачем вы что-то делаете, затем определите, что именно вы делаете.
?️ Хороший проект начинается с определения его результата.
?️ Недостаточно продумать все нюансы проекта, нужно записать все это на бумаге. Так вы сделаете ваш проект более ясным.
?️ Для успешной разработки описания проекта информация должна быть точной, определенной, полной, краткой и не допускающей различных толкований.
?️ Выясните, за что вы несете ответственность: только за результаты проекта или за достижение его целей. Чаще всего менеджер проекта отвечает только за выполнение объема работ. Это более простая задача.
?️ Если у вашего проекта есть заказчик, удостоверьтесь, что он правильно понимает, какую задачу поставил и все последствия своих решений. Описание проекта должно быть им подписано.

#LBS #теоретическаябаза #управлениепроектами #project #projectmanagment #планирование #системноемышление #проект #постановкацелей #тренингдляруководителей #РичардНьютон #целипроекта



Source