[ad_1]
Рецепт продуктивного дня по книге Катерины Ленгольд «Просто Космос».
К каждому дню я отношусь как к мини-спринту. Когда есть приоритеты и структура, проще бороться с неизбежным хаосом. Для меня повседневное планирование — это не способ загнать себя в рамки. Напротив, это возможность не участвовать в бесконечной гонке и в комфортном ритме заниматься тем, что важно, а не первым, что попалось под руку.
? Все входящие задачи стараюсь как можно быстрее «выгрузить» из рабочей памяти. Я фиксирую все входящие дела в todo-листе — от имейлов коллег (срочно подготовить отчет для инвесторов), просьб друзей (определиться с планами на майские) до бытовых мелочей (закончились мешки для мусора). Смысл этого списка в том, чтобы перенести информацию из мозга на внешний носитель. В противном случае задача будет постоянно мельтешить в сознании и отвлекать.
? Разбейте задачи на «помидоры». Все задачи я разбиваю на 25-минутные интервалы («помидоры») с обязательным пятиминутным перерывом. После четырех блоков следует получасовой отдых. Эта техника называется «помодоро» (pomodoro — это помидор по-итальянски). Несмотря на кажущуюся простоту, она очень эффективна.
Во-первых, тикающий таймер с обратным отсчетом создает весьма ощутимое давление дедлайна, которое, как я уже упоминала, отлично мотивирует. Первый закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Если на подготовку отчета у вас есть целый день, вы будете делать его целый день. Если же вы ограничите время выполнения задачи одним или несколькими «помидорами», то, стремясь уложиться в дедлайн, будете гораздо эффективнее.
Во-вторых, любые отвлечения во время 25-минутного рабочего блока (друг написал сообщение, очень хочется ответить) можно легко отложить до ближайшего перерыва. Когда же перед вами огромный проект, который требует несколько часов (или дней) для реализации, то прокрастинация одолеет вас в два счета.
В-третьих, психологически гораздо проще работать с задачами удобоваримого размера. Если вам нужно съесть слона, сначала нарежьте его на кусочки. Кстати, этот процесс поможет четко сформулировать задачу и подойти к ней более системно.
⭐ Разбив задачи из списка дел на «помидоры», забронируйте на них время в календаре. Это очень важный этап. В большинстве случаев мы вносим в календарь только встречи и дедлайны, а не саму работу. В итоге приоритетным задачам время достается в последнюю очередь.
? Научитесь говорить «нет». Современный мир полон возможностей. Это, конечно, здорово. Мы можем реализовать свой потенциал как никогда раньше. Но у любой возможности есть обратная сторона: чем больше вариантов действий, тем сложнее сделать выбор.
Вы сможете достигнуть чего угодно, когда перестанете делать все подряд.
Принцип Парето гласит: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». В контексте личного планирования это значит: правильно выбрав две задачи из списка в десять дел, можно получить значительную часть полного результата, которого вы бы добились, переделав все десять.
Вообще один из важнейших уроков, которые я выучила в последние несколько лет, заключается в том, что продуктивность напрямую связана не с тем, что делать, а с тем, чего не делать.
? Желание увильнуть от ненужных дел — это не лень. Напротив, это признак того, что вы умеете преодолевать эмоциональный дискомфорт от необходимости говорить «нет» себе и другим. Большинство боится честно признаться, что задачи, которые они ставят перед собой, абсолютно ни к чему не ведут. Многие просто пытаются забить время и чувствовать себя «деловой колбасой». Отказавшись от бесполезных задач, вы освободите силы и время на значимые дела. Вместо того чтобы оптимизировать каждую минуту, пытаясь впихнуть максимум в свое расписание, выбросите из него все ненужное и в спокойном ритме занимайтесь только самым главным.
⭐ При выборе приоритетных задач на день я нередко задаю себе вопрос: «Если бы завтра утром мне срочно предстояло уехать куда-то на месяц, какие дела я бы постаралась выполнить до отъезда?». Такое простое упражнение помогает понять, что важно не только сию минуту, но и в более длительной перспективе (в данном случае в ближайший месяц), и вынуждает отбросить второстепенные дела, а часть задач делегировать.
? Приоритетные задачи в первой половине дня.
Интересный факт: слово priority появилось в английском языке в XV веке и не имело формы множественного числа в течение пяти столетий. Приоритет по определению может быть только один. Есть классная фраза, которая принадлежит Джиму Коллинзу, автору книги «От хорошего к великому»: «Если у вас больше трех приоритетов, то у вас нет приоритетов».
Каждый день я спрашиваю себя: что нужно сделать в первую очередь, чтобы знать, что день прошел не зря? Какие задачи приближают к реализации моих целей?
Результатом такого мини-брейнсторма становятся три приоритетные задачи дня. Этим делам я уделяю первые три часа рабочего дня (до обеда), когда уровень энергии и концентрации на максимуме. Наша способность принимать решения и логически мыслить «прыгает» в течение дня. Ряд исследований показывает, что разница в работе мозга между самым высокопродуктивным временем дня и самым низкопродуктивным примерно такая же, как если бы вы выпили два-три бокала вина. Для подавляющего большинства самые эффективные часы — это время через два — четыре часа после пробуждения. Если вы встали в 7:00, то пик продуктивности приходится на 9:00–11:00. Нередко это суперценное время бездарно расходуется на рутинную проверку почты и зависание в соцсетях.
? Поэкспериментируйте, найдите свое продуктивное время и планируйте все приоритетные задачи, требующие концентрации и ясного мышления. Я блокирую эти часы в своем календаре, чтобы не назначать звонки, встречи и другие малозначимые дела на это бесценное время.
? Многозадачность приятна, но непродуктивна.
Десятки исследований показывают, что переключение между задачами требует времени и усилий и, даже если мы сами этого не замечаем, страдает и скорость, и качество работы. Интересно, но многим мультизадачность приятна. Я, например, прыгая между делами, чувствую себя классно. Кажется, что я суперэффективна и вообще звезда. Удивительного в этом нет: при переключении с задачи на задачу мы стимулируем выработку дофамина, который поощряет нас за поведение, способствующее выживанию.
С точки зрения эволюции постоянное переключение внимания — весьма полезная штука. Если бы наш доисторический предок долго, с упоением, не отвлекаясь ни на что вокруг, занимался наскальной живописью, местные саблезубые тигры или добрые соседи съели бы его в ближайший вечер. Мультизадачность и умение сканировать пространство на предмет потенциальных угроз помогали нашим предкам выживать. Только выживание «тогда» и «сейчас» — это две большие разницы. Поэтому, даже если вы считаете себя отличным мастером-многостаночником, вы, вероятно, заблуждаетесь. Мозг так не работает. В реальности вы тратите больше сил и времени, делаете работу менее качественно и рискуете совершить больше ошибок.
? Сбалансированный день: четыре блока по четыре часа.
Я разбиваю свой будний день на четыре блока по четыре часа. Каждый блок состоит из трех «полезных» часов и часа условного безделья. Два блока — для рабочих задач, один — для личного развития, один — для отношений.
Конечно, такой распорядок вряд ли удастся соблюдать каждый будний день. В моем случае, например, командировки вносят серьезные коррективы в расписание. Тем не менее общая структура помогает поддерживать баланс между карьерой, личным развитием и формированием крепких отношений. Составьте расписание вашей идеальной недели. Внесите в него все регулярные дела.
? Не забудьте включить в ваш график время для отдыха и «бесполезных» занятий. Запланируйте полчаса на ничегонеделание в Facebook, Instagram, просмотр сериалов. Так будет значительно легче придерживаться «продуктивной диеты» и не «срываться» на соцсети в течение рабочего дня.
Выполнение этого задания займет не больше 15–20 минут, но поможет расставить границы между работой и отдыхом, заложить фундамент структуры, на основании которой будет проще принимать решения, что и когда делать. Кроме того, исследования показывают, что ощущение контроля над расписанием — это фактор номер один для того, чтобы избежать выгорания. Попробуйте!
? Идеальное окончание рабочего дня.
Как сегодняшний рабочий день закончишь, так завтрашний и проведешь!
Перед тем как уйти с работы (даже если нахожусь в командировке в другом городе или работая из дома), я в последний раз за день проверяю электронную почту и составляю план на завтра.
Что входит в этот план.
• Три приоритетные задачи (время на них выделено в календаре!).
• Список второстепенных задач.
• Расписание встреч (полезно накануне отправить письмо-подтверждение всем участникам со временем и местом встречи).
Такой простой ритуал занимает буквально 15 минут, но эффект от него того стоит. На следующее утро будет приятно начинать работу, потому что вы заранее знаете, чего ожидать от этого дня. Чем меньше неожиданностей, тем больше достижений.
? Кроме того, такой подход отделяет рабочее время от личного, помогает переключиться на режим «отдых» после напряженного дня.
#LBS #КатеринаЛенгольд #Agile #личнаяэффективность #таймменеджмент #ресурс #продуктивность #пландня #контрольвремени #приоритет #советыуправленцам #ворклайфбаланс #worklifebalance #простоКосмос #тренингдляруководителей #планирование #организациявремени #списокдел
[ad_2]
Source