Разработайте план проекта. Оценка сроков. По книге Р. Ньютона «Управление проек…

Разработайте план проекта. Оценка сроков.

По книге Р. Ньютона «Управление проектами от А до Я».

🗝️ Самая сложная и неприятная часть планирования — оценка сроков выполнения проекта. Дать точную оценку сложно, и большинство из нас справляются с этой задачей плохо. В данном случае необходимо осознать, что, как бы ни были хороши точные оценки, все же не стоит стремиться к совершенству, так как речь идет о будущем.

❄️ Вам надо оценить трудоемкость решения задачи, а не срок, в который вы рассчитываете ее завершить. Небольшое, но важное различие. В первом случае речь идет о времени, которое уйдет на выполнение задачи, во втором — о времени, за которое можно ее выполнить.

Скажем, чтение отчета может занять час, но если вы начнете читать, затем отложите работу и в течение 4–5 часов станете заниматься чем-то другим, а потом вернетесь к чтению, то общее время, которое уйдет у вас на эту работу, составит пять или шесть часов. Но при планировании важно знать только то время, которое уйдет на чтение, — это один час. Удобство планирования в том, что продолжительность проекта становится ясна, как только вы рассмотрите последовательность действий, которые необходимо выполнить.

🗝️ Также важным является оценить не то, сколько обычно времени на это уходит, а то, за сколько это реально можно сделать. При этом важно избегать чересчур оптимистичных оценок: всем нам свойственно переоценивать свои силы и умение концентрироваться на деле, а потому наши пессимистичные прогнозы чаще всего оказываются более реалистичны, чем оптимистичные.

❄️ В чем будут выражаться ваши оценки, зависит от масштаба проекта. Речь может идти о часах, днях, неделях, месяцах или годах. Единицами измерения могут выступать также человеко-часы, человеко-дни, человеко-недели. На самом деле для проектов любого масштаба обычно достаточно оценки в человеко-днях.

❄️ Оценка в человеко-часах, как правило, лишь создает видимость точности, а реально означает, что вы, скорее всего, злоупотребляете деталями при декомпозиции задач. Даже при крупных проектах речь может идти только о человеко-неделях или о человеко-месяцах, но человеко-годы говорят о недостаточном планировании.

Что делать, если вы не знаете, сколько времени нужно на решение той или иной задачи?

❄️ В целом, любые методы оценки времени сводятся к этим пяти:

1. Узнайте у того, кто знает. Это — оптимальный вариант. Опыт, как известно, самая лучшая основа для оценки.

2. Сделайте приблизительные расчеты. Например, если на установку компьютера на рабочем столе уходит в среднем 1 час 15 минут, один работник, по-видимому, сможет установить за день 6 машин. Тогда установка 100 компьютеров займет у него примерно 17 рабочих дней.

3. Выполните расчеты по аналогии. Если вы не знаете никого, кто делал такие расчеты, подумайте, не приходилось ли вам самому выполнять нечто похожее? Сколько времени это заняло?

4. Разбейте задачу на более мелкие, срок выполнения которых вы сможете оценить. Такой подход уместен, если более подробная разбивка помогает внести ясность. Однако если по завершении декомпозиции у вас получается серия мелких задач, выполняемых за час-два, то вы явно переусердствовали. Конечно, дробя задачу на более мелкие, вы, как правило, упрощаете оценку. Тем не менее оценка десяти мелких задач по определению не может быть точнее оценки одной большой!

5. Прикиньте, сколько времени вам может понадобиться. На данном этапе вы просто предполагаете, сколько времени вам понадобится на решение конкретной задачи. Если ничего другого не остается, придется воспользоваться этим вариантом.

❄️ Расписав все свои действия и оценив сроки, вы получаете черновой вариант плана. Но что делать, если вы опасаетесь, что ошиблись в подсчетах, и считаете, что в действительности все пойдет совершенно иначе?

В таких случаях специалисты оставляют резерв средств и времени, на которые можно будет рассчитывать. Величины резерва зависит от риска проекта.

🗝️ Для проектов с низким уровнем риска обычно достаточно 10%-ного резерва времени и средств. Для проектов с большим уровнем риска желательно заложить 20–25%-ный резерв, а для очень рискованных проектов, требующих выполнения совершенно не известных вам задач, — резерв может даже превышать 50%.

❄️ Грамотное распределение резервов зависит и от ценности проекта: если от него зависит деятельность компании, то стоит заложить такой резерв, который поможет выполнить задачу в срок.

#LBS #теоретическаябаза #управлениепроектами #project #projectmanagment #планирование #системноемышление #проект #постановкацелей #тренингдляруководителей #РичардНьютон #целипроекта #план #приоритезациязадач #риски #оценкавремени



Source